La préparation d’une réunion de travail consiste à collecter de l’information et à planifier des interventions de conduite à poser lors de la réunion. La collecte d’information concerne le contexte organisationnel, interpersonnel, matériel et temporel de la réunion à venir. La planification des interventions à poser lors de la réunion s’articule aux informations collectées. Ces interventions projetées visent à faciliter et à orienter le développement des aspects cognitifs, affectifs et spatiotemporels de la réunion.
des phases structurantes des réunions de travail
Les phases structurantes des réunions de travail sont des moments où les interventions de la personne chargée de la conduite d’une réunion peuvent particulièrement influencer le déroulement de la rencontre ou les réunions subséquentes.
On peut identifier cinq phases particulièrement importantes quant à leurs conséquences sur le déroulement d’une réunion et l’atteinte des objectifs : la préparation, l’ouverture de la réunion, le corps de la réunion, la clôture de la réunion et l’après-réunion.
Chacune de ces phases, incluant l’avant et l’après-réunion, comporte des objectifs et tâches spécifiques pour la personne chargée de la réunion. Avant la réunion, elle identifie les principaux enjeux liés au contexte de la réunion. À l’ouverture, elle cherche à mobiliser les membres, durant le corps de la rencontre, elle facilite les échanges, lors de la clôture, elle synthétise le chemin parcouru et identifie les suites à donner à la réunion. Après la réunion, elle assure le suivi.
des aspects à couvrir : les 3 sens du mot sens
Le mot « sens » a, en français, trois sens, relevant respectivement des dimensions cognitives, affectives et spatiotemporelles des interactions humaines. Sur le plan cognitif, il renvoie à la signification des choses et des événements (quel est le sens de cette réunion ?). Sur le plan affectif, il se rapporte à la sensibilité des personnes, à leurs réactions affectives (qu’est-ce qui motive les membres ?). Sur le plan spatiotemporel, le mot « sens » correspond à la direction à suivre, à l’orientation des actions (comment procède-t-on ?).
Chacune de ces significations du mot indique des aspects à couvrir pour rejoindre les membres d’une réunion de travail. Par exemple, sur le plan cognitif, on s’adressera à l’intelligence des personnes et à leur besoin de donner un sens aux choses et aux événements. Sur le plan affectif, on fera appel aux éléments qui motivent les membres et on reconnaitra leurs réactions affectives souvent non verbales. Sur le plan spatiotemporel, on proposera une direction à suivre, une manière de faire alignée sur le travail à accomplir.
L’expression « les trois sens du mot sens » permet de souligner (et de se rappeler) que les interventions d’animation d’un groupe de travail doivent se déployer sur ces trois plans.
du territoire à couvrir
En croisant les cinq phases avec les aspects cognitifs, affectifs et spatiotemporels des interactions, on obtient une matrice qui représente une carte du territoire à couvrir lors de la préparation d’une réunion. À chacune des cellules de la matrice sont associées des thématiques à aborder. De petits moments de transition sont introduits entre les phases de manière à situer les membres dans le déroulement de la rencontre.
de la préparation éloignée
La préparation éloignée correspond à la collecte des informations sur le contexte de la réunion. Elle vise à connaître les aspects cognitifs, affectifs et spatiotemporels relatifs au « pourquoi », au « quoi », au « qui », au « où », au « quand » et au « comment » de la réunion. Il s’agit en quelque sorte de préparer la préparation de la réunion.
du pourquoi d’une réunion
Concernant le « quoi » d’une réunion, sur le plan cognitif, on identifiera les contenus à aborder et les objectifs à poursuivre. Par exemple, on dressera la liste points à mettre à l’ordre du jour. On établira l’objectif de la réunion. Cet objectif peut être de différente nature. Il peut être centré sur la production du groupe, porté sur l’affectif en visant la restauration d’un bon climat de travail ou sur les modes de fonctionnement du groupe. L’objectif peut être aussi mixte comme celui de prendre une décision sans créer de division. Sur le plan affectif, on cherchera à anticiper les réactions des membres aux contenus et objectifs de la réunion. Sur le plan spatiotemporel, on identifiera le type de réunion à organiser considérant les objectifs, le contenu, les personnes, le lieu, le moment et autres éléments contextuels.
du quoi d’une réunion
Concernant le « quoi » d’une réunion, sur le plan cognitif, on identifiera les contenus à aborder et les objectifs à poursuivre. Par exemple, on dressera la liste points à mettre à l’ordre du jour. On établira l’objectif de la réunion. Cet objectif peut être de différente nature. Il peut être centré sur la production du groupe, porté sur l’affectif en visant la restauration d’un bon climat de travail ou sur les modes de fonctionnement du groupe. L’objectif peut être aussi mixte comme celui de prendre une décision sans créer de division. Sur le plan affectif, on cherchera à anticiper les réactions des membres aux contenus et objectifs de la réunion. Sur le plan spatiotemporel, on identifiera le type de réunion à organiser considérant les objectifs, le contenu, les personnes, le lieu, le moment et autres éléments contextuels.
du qui d’une réunion
Concernant le « qui » d’une réunion, sur le plan cognitif, on tentera de cerner la perception qu’ont les membres de la liste des participants·es à la réunion. Par exemple, la liste leur apparait-elle normale, habituelle ou étrange et biaisée. Y a-t-il des oublis ? Sur le plan affectif, on voudra savoir si la présence de certaines personnes aurait été souhaitée, ou au contraire problématique. Sur le plan spatiotemporel, on s’assurera de la disponibilité des personnes.
du où d’une réunion
Concernant le « où » d’une réunion, sur le plan cognitif, on cherchera à connaître la perception qu’ont les membres du lieu de la réunion. Par exemple, on portera attention au message que le choix d’un lieu envoie. Par exemple, comment serait perçu le fait de tenir la réunion dans la salle du conseil d’administration plutôt que dans la salle usuelle ou de la tenir en ligne plutôt qu’en présence ? Sur le plan affectif, on voudra connaître les réactions des membres aux différents lieux possibles. Sur le plan spatiotemporel, on vérifiera la disponibilité des lieux et leurs caractéristiques relativement àl’organisation spatiale.
du quand d’une réunion
Concernant le « quand » d’une réunion, sur le plan cognitif, on tentera de cerner la perception qu’ont les membres du moment où se tiendra la réunion. Par exemple, on portera attention au message envoyé aux participants·es associé en choix de tenir la réunion à tel moment plutôt qu’un autre. Par exemple, comment serait perçu le fait de tenir sur l’heure lunch plutôt que durant les heures rémunérées ? Sur le plan affectif, on voudra connaître les réactions des membres quant aux différents moments possibles. Sur le plan spatiotemporel, on vérifiera les disponibilités quant aux moments où la réunion devrait se tenir.
du comment d’une réunion
Concernant le « comment » d’une réunion, sur le plan cognitif, on tentera de cerner la perception qu’ont les membres quant au type de réunion à tenir et aux procédures qui devraient être mises en place. Par exemple, comment serait perçu le fait d’annoncer une réunion de consultation plutôt que décisionnelle ? Ou le choix d’utiliser des techniques interactives comme un World Café plutôt que les procédures d’assemblées habituelles ? Sur le plan affectif, on voudra connaître les réactions des membres quant aux différents types de réunion et aux procédures possibles. Sur le plan spatiotemporel, on vérifie la faisabilité du type de réunion à organiser et des procédures à utiliser.
de l’ensemble des informations à collecter
En synthèse (voir le tableau ci-après ), le but de tous ces questionnements est de collecter des informations sur le groupe de travail et son contexte, de faire l’éponge, d’identifier et de comprendre les enjeux qui sont en amont de la réunion et qui pourraient affecter le déroulement de la réunion.
Une fois la collecte d’information terminée, la personne responsable de l’organisation et de la conduite d’une réunion devra faire des choix en considérant le contexte organisationnel. Elle devra penser une manière de présenter ces choix pour donner un sens à la réunion aux participants·es.
de la préparation médiane d’une réunion
La préparation médiane d’une réunion est l’occasion de développer une vue d’ensemble de la réunion. En pratique, elle s’amorce habituellement en parallèle avec la collecte des informations sur le contexte du travail du groupe.
On identifie ce que pourraient être les objectifs de la réunion. Cela devrait-il être une réunion d’information, de sensibilisation, de consultation, de consolidation, de discussion, de négociation, de décision, de formation, d’idéation, d’accompagnement ? On élabore une formulation de ces objectifs à partir du point de vue des participant·es. Quels intérêts pour les membres ? Qu’en retireront-ils·elles ?
On dresse une liste de points à traiter qui serviront à établir l’ordre du jour. On choisit les lieux et les moments où pourrait se tenir la réunion. On planifie une démarche à suivre, un ordre de traitement des points, des activités, etc.
de la préparation rapprochée d’une réunion
La préparation rapprochée consiste à établir un plan détaillé de la réunion et à vérifier les éléments nécessaires. On prévoira des interventions à effectuer pour chaque cellule de la carte du territoire à couvrir. On pensera à la disposition de la salle, au matériel nécessaire, aux techniques d’animation appropriées (voir grille de préparation d’une réunion ci-dessous).
Finalement, on anticipera les principaux problèmes qui pourraient se présenter. Par exemple, on vérifiera si la salle finalement disponible est trop petite ou trop grande pour le nombre de participants·es, si le mobilier est fixe alors que le cheminement prévu comporte un atelier en sous-groupes, si l’appareillage électronique est fonctionnel, etc. En réponse à ces problèmes éventuels, on planifiera des scénarios alternatifs, des « Plans B ». Il s’agit d’identifier des manières de faire, probablement moins satisfaisantes, mais qui permettront de composer avec les difficultés qui se présenteront dans le feu de l’action et tout de même atteindre les objectifs de la réunion.
de la grille de préparation d’une réunion
Pour la préparation de l’ouverture de la réunion,
• la visée est de trouver comment mobiliser l’attention des membres et créer des conditions propices à l’implication de chacun·e.
• Sur le plan cognitif, on formulera et planifiera la présentation de la raison d'être de la réunion et de ses objectifs ainsi que de sa forme. Pourquoi poursuit-on cet objectif ? Et pourquoi ce type de réunion ?
• Sur le plan affectif, on prévoira du temps pour que les participants·es puissent prendre la parole, au moins brièvement, de manière à briser la glace et réduire les tensions primaires qui marquent le début des rencontres.
• Sur le plan spatiotemporel, on planifiera l’organisation de la rencontre et sa présentation aux membres : son déroulement, sa durée, les procédures qui seront employées, etc.
En préparation de la transition entre l’ouverture et le corps d’une réunion, on identifiera une courte intervention visant à souligner le changement d’étape et de mobiliser l’attention des membres. Ce peut être une phrase simple ou une action pour marquer le passage au corps de la réunion proprement dite. Par exemple, la personne chargée de la conduite de la réunion pourrait dire quelque chose comme : « si vous le voulez bien nous allons maintenant passer au premier point ». Ou encore, si elle était debout lors de l’ouverture, elle pourrait s’assoir parmi les membres et ouvrir sur le premier point.
Pour la préparation du corps de la réunion,
• la visée est d’anticiper le type de questions et d’échanges qui pourraient survenir, de manière à identifier les interventions qui faciliteront l’expression des participants·es.
• Sur le plan cognitif, on pensera à des questions ouvertes invitant les membres à élaborer. On planifiera aussi une prise de note de manière à pouvoir faire des liens entre les interventions des membres.
• Sur le plan affectif, on fera des hypothèses quant aux réactions possibles, accointances et aversions des membres.
• Sur le plan, spatiotemporel, on anticipera les difficultés que pourraient poser les lieux, la technologie ou la disposition de salle.
En préparation de la transition entre le corps d’une réunion et sa clôture, on identifiera, comme dans le cas de la première transition, une courte intervention visant à maintenir l’attention des membres et d’indiquer que la réunion n’est pas encore terminée. Par exemple, on pourrait prévoir annoncer qu’il reste que quelques minutes à la réunion et qu’il faudrait s’assurer des suites à donner. Ou on pourrait dire quelque chose comme « Avant de terminer, pourriez-vous dire quelques mots sur l’apport de la réunion au travail à faire et les suites qu’il faut y donner ? ».
Pour la préparation de la clôture de la réunion,
• la visée est de prendre le temps de bien terminer la réunion de boucler en plaçant le travail effectué dans le contexte plus général énoncé en début de rencontre.
• Sur le plan cognitif, on planifiera des interventions permettant de lier le travail accompli aux objectifs annoncés. Par exemple, on établira soi-même des liens ou on demandera simplement aux participants·es d’exprimer leur perception du travail réalisé.
• Sur le plan affectif, on s’assurera de prévoir un temps, même court, pour que les membres qui le souhaitent puissent s’exprimer en rapport avec la réunion de manière à boucler positivement et à éviter que certaines personnes ne partent avec des éléments non exprimés qui pourraient réduire leur engagement envers les suites à donner.
• Sur le plan spatiotemporel, on prévoira une intervention visant à déterminer « qui fait quoi » pour assurer le suivi de la rencontre.
d’un exemple de préparation d’une réunion
Voici un exemple de planification d’une réunion de consultation de type focus-groupe. Les notes mnémotechniques insérées au sein de chaque cellule visent à se rappeler des éléments à considérer à chaque étape.
de l’utilisation pratique de la grille
Rappelons que la grille constitue une d’abord une carte du territoire à couvrir. Avec le temps, et selon le contexte, on ne la remplira pas nécessairement. Par exemple, dans les cas de réunions récurrentes avec les mêmes membres et dont on connaît bien les enjeux, il pourra être suffisant de simplement conserver la grille à l’esprit pour bien se préparer.
De même, lors de la réunion, la grille sert, ici encore, de carte du territoire à couvrir. Dans le feu de l’action, cette simple représentation mentale constitue un guide pratique pour orienter ses interventions de manière à traiter différents aspects à aborder. Avec la pratique, on n’a plus besoin de remplir la grille. Elle devient intégrée à son action, « naturelle ».
de l’invitation et de la convocation
Après la collecte d’information et l’élaboration d’un plan de la réunion vient le moment de transmettre l’invitation à participer à la réunion ou la convocation aux personnes concernées.
La convocation est plus formelle et implique une présence obligatoire. Tandis que l’invitation laisse à la personne la possibilité de refuser de participer. Les deux peuvent être transmises par écrit, par des moyens électroniques ou oralement. En pratique, lorsqu’on convoque aux réunions formelles au sein des organisations, la convocation est transmise au moins cinq jours à l’avance. Dans un contexte de travail usuel, on invite les membres à se réunir. Cette invitation peut même avoir lieu à quelques minutes d’avis. Le choix entre la convocation et l’invitation est fonction du contexte de la réunion et des normes de l’organisation et du groupe de travail.
L’invitation ou la convocation marquent le ton d’une réunion avant même qu’elle n’ait débuté. Elles affectent l’engagement des personnes envers la réunion. Une invitation ou une convocation qui suscite de l’intérêt contribuera à faire de ces personnes des participants·es de la future réunion.
du contenu de l’invitation ou de la convocation
L’objectif de l’invitation et de la convocation est d’amener à la réunion des gens concernés et motivés. Pour ce faire, on inclura les informations quant au « quoi » ou objet de la réunion, au « pourquoi on tient cette réunion », au « qui sera présent » et au « qui organise cette réunion », et finalement quant au « quand » et au « où » se tiendra la réunion. Que l’invitation soit orale ou écrite, transmise à l’avance ou quasiment immédiate, tous ces éléments devraient être couverts afin de s’assurer de répondre aux besoins cognitifs, affectifs et spatiotemporels des participants·es à la réunion.
Le « quoi » fait référence à l’objectif, à la tâche à réaliser, à la liste des points, à l’ordre du jour. Il ne s’agit pas d’énumérer tous ces éléments, mais plutôt d’annoncer succinctement sur « quoi » portera la réunion. Le « pourquoi » fait quant à lui référence au contexte de réunion. Souvent oublié, le « pourquoi » s’adresse à l’intelligence des membres. Il permet aux personnes invitées de comprendre et d’anticiper leur apport à la réunion. Est-ce la sixième réunion d’une série de douze ou c’est une réunion d’urgence ? Qui va être là et qui convoque la réunion est un élément qui peut aussi influencer la décision de participer à une réunion ou pas. Savoir qu’une telle personne de confiance sera là peut augmenter la motivation à participer. De même, savoir que seuls des représentants·es des départements ayant connu les mêmes difficultés seront présents peut motiver à venir à la réunion. La nécessité de mentionner le lieu et le moment de la réunion va de soi. Toutefois, malgré leur évidente utilité, ces informations sont parfois oubliées. Il s’agit donc ici de simplement s’assurer qu’elles sont présentes et clairement énoncées. Le « comment » de la réunion correspond au déroulement de celle-ci. Ici, encore, il ne s’agit pas de décrire en détail l’organisation de la réunion, mais plutôt d’évoquer les éléments principaux. Par exemple, on annoncera qu’on collectera l’opinion de chacun·es, qu’un vote décisionnel aura lieu ou qu’on procédera à un remue-méninge pour faire émerger de nouvelles idées.
Ces informations relatives aux quoi, pourquoi, qui, quand et où, permettent aux personnes de se préparer, de participer et de s’engager rapidement. En négligeant certains éléments, on risque de devoir composer avec, sur le plan cognitif, des malentendus sur les objectifs. Des participants·es ne seront peut-être pas là pour les mêmes raisons. D’autres viendront voir de quoi il retourne en restant réservés, sur leur quant-à-soi. Dans le cas d’un groupe qui se réunit pour la première fois, les tensions liées au début des réunions (voir modèles séquentiels de l’évolution des groupes) pourraient être plus fortes et l’engagement des membres pourrait être plus faible. On pourrait avoir à composer avec des retards ou des absences.
Par ailleurs, le style, la formulation et le ton de l’invitation doivent être en cohérence avec le contexte, les pratiques et le vocabulaire habituellement utilisé. On n’invite pas un parent à une réunion d’école comme un invite une collègue à une réunion d’équipe, ou les membres d’une équipe de soccer amateur. Qu’est-ce qui ferait en sorte qu’un parent se sentirait bienvenu et souhaiterait participer à la réunion ? Qu’est-ce qui ferait en sorte qu’un·e collègue se sentira bienvenu·e et concerné·e ?
Sur le plan affectif, on pensera à introduire un message de bienvenue dans l’invitation ou la convocation. Ce peut être très simple, comme par exemple « Tous et toutes sont bienvenus·es » ou encore « Vous êtes chaleureusement attendu », « L’objet de la rencontre se révèle particulièrement important pour chacun de nous », etc. L’important est de s’adresser non seulement au cognitif et au sujet de la réunion, mais aussi à la sensibilité des personnes. Comment susciter l’intérêt, l’envie de participer ?
de la préparation immédiate d’une réunion
Souvent brève, mais toujours essentielle, la préparation immédiate fait référence aux opérations à effectuer dans les minutes ou les heures précédant la réunion. Elle consiste à vérifier les éléments matériels (aménagement de la salle, fonctionnement de l’ordinateur en salle, ou tous les aspects techniques des réunions en ligne, possibilités de contacter les gens, etc.) et au besoin identifier et appliquer des correctifs nécessaires.
des avantages de la préparation
Évidemment, une bonne préparation devrait contribuer à l’atteinte des objectifs, et susciter l’engagement des membres. Une bonne préparation réduit aussi le stress inhérent à la conduite du réunion. Pour la personne responsable d’une réunion, elle permet de savoir un peu plus dans quelle direction aller et comment faire pour s’y rendre. Même lorsque le déroulement n’est pas conforme à ce qui a été planifié, la préparation permet d’anticiper divers scénarios et pistes d’action qui aideront à composer avec ce qui se produit. On aura, par exemple, pensé à un plan B pour parer à un mauvais fonctionnement de l’appareillage, ou aux changements à apporter si trop ou pas assez de personnes se présentent à la réunion.