des types de réunions

Les réunions d’information ont pour objectif de transmettre de l’information. Elles visent à ce que les participants·es s’approprient le contenu clairement, correctement et aisément. Par exemple, on pense bien sûr aux réunions d’information proprement dites, mais aussi aux briefing, aux réunions liées à une urgence ou à des réunions de compte-rendu. 

Le niveau d’engagement des participants·es y est généralement faible. Leur participation se limite le plus souvent à écouter et à poser des questions de clarification et de compréhension, sans grande possibilité d’influencer ni les objectifs de la réunion ni son contenu.

du rôle de la personne responsable d’une réunion d’information

Sur le plan cognitif, elle structurera la présentation du contenu et s’assurera qu’ils sont bien reçus et compris. Elle reformulera les informations de différentes façons et les interventions des participants·es. Elle répondra aux questions de clarification et de compréhension.

Sur le plan affectif, elle visera à susciter l’intérêt des participants·es et de favoriser un climat propice aux questions et aux demandes d’éclaircissement. 

Sur le plan spatiotemporel, elle organisera l’espace et le matériel de sorte que chacun·e puisse voir et entendre la présentation des informations et poser des questions. Dans le cas où une personne invitée est présente, elle gèrera le déroulement de la rencontre. Elle procèdera à l’ouverture, gèrera habituellement une période de questions et prendra le temps de clore la rencontre en s’assurant que les gens ont pu poser leurs questions et en soulevant les conséquences et suites de cette réunion d’information.

Les réunions de sensibilisation ont pour objectifs d’attirer l’attention sur un phénomène. En ce sens, ils pourraient aussi être appelés réunions de « conscientisation ». Elles comprennent généralement une bonne part de transmission d’informations, mais celle-ci est assujettie à l’objectif de sensibiliser les participants·es à une thématique précise, par exemple les enjeux sociaux de l’implantation d’une nouvelle usine, les éléments à considérer lorsqu’on part en excursion, la préparation à la retraite dès le jeune âge, la situation des sans-abris, les répercussions d’un mauvais tri de ses déchets, etc.

Une réunion de sensibilisation vise bien sûr à rejoindre la sensibilité (dimension affective) des participants·esdans le but de susciter une réaction, un mouvement vers un engagement à l’égard de la thématique. Ellesuscite le développement d’une nouvelle compréhension d’un phénomène et elle présente des pistesd’actions pouvant canaliser l’engagement suscité par la réunion.

Le niveau d’engagement des participants·es y est légèrement plus élevé que dans une réunion d’information. Les participants·es sont invités à réagir, à poser des questions, à commenter et à compléter les informations présentées à l’aide de leurs propres exemples.

du rôle de la personne responsable d’une réunion de sensibilisation

Sur le plan cognitif, elle présentera un cadrage, une interprétation d’une situation qui incite à prendre position et à agir. Elle structurera la présentation du contenu, comme dans le cas de la réunion d’information. Elle répondra aux questions de clarification, explique et reformule les points mal compris.

Sur le plan affectif, elle fera preuve d’empathie et considèrera la situation à partir du point de vue des personnes participantes. Elle tentera de rejoindre leurs intérêts relatifs à la situation.

Sur le plan spatiotemporel, elle assumera aussi les tâches d’organisation et de gestion de la rencontre nécessaires aux réunions d’information. Elle visera à que les participants·es peuvent interagir et expérimenter, de manière à favoriser l’engagement. Elle verra aux aspects matériels nécessaires, à l’utilisation d’objets, d’illustrations, de cas, de spécimens, etc. 

Les réunions de formation ont pour objectifs proposer des situations d’apprentissage à partir des acquis des membres d’un groupe. Elles visent le développement d’habiletés et d’attitudes, de savoir-faire et de savoir-être. Elles s’appuient généralement sur les expériences et les compétences des participants·es. Elles prennent la forme d’ateliers ou de cours souvent offerts sur les lieux de travail.

Le niveau d’engagement des participants·es est de faible à modéré, selon la pertinence perçue des objectifs d’apprentissage proposés et selon l’aspect volontaire ou non de la participation. L’arrimage de la formation à l’expérience des participants·es peut aussi contribuer à leur engagement et leur implication.

du rôle de la personne responsable d’une réunion de formation

Sur le plan cognitif, elle cherchera à construire sur les acquis des participants·es. Elle veillera à l’intégration des nouveaux apprentissages aux savoirs et expériences des personnes. 

Sur le plan affectif, elle mobilisera les différents types d’apprentissages, savoirs, savoir-faire et savoir-être dans le but de rejoindre les intérêts des personnes selon les objectifs de la formation. Elle stimulera les échanges et les interactions pour favoriser l’intégration des nouveaux apprentissages.

Sur le plan spatiotemporel, elle organisera les situations d’apprentissage et voit à leur bon déroulement. Elle s’assurera que les participants·es auront accès au matériel nécessaire, à l’espace approprié et qu’ils·elles disposeront de suffisamment de temps pour réaliser les activités proposées.

Les réunions de consultation ont pour objectifs de collecter de l’information afin de développer une meilleure compréhension d’une situation. Elles visent à connaître les attentes, les besoins, les opinions, les pratiques d’utilisation, etc., d’usagers·ères d’un produit ou d’un service. Par exemple, il peut s’agir d’interviews de groupe dans le cadre d’enquêtes internes ou de sondage par focus-group.

L’engagement des participants·es envers la réunion est faible à modéré. Ils·elles sont engagés·es dans la mesure où leur participation est volontaire et que le contenu de leurs réponses leur appartient. Toutefois, ils·elles ne contrôlent pas les questions ni l’ordre dans lesquels celles-ci sont posées ni les objectifs de la réunion.

du rôle de la personne responsable d’une réunion de consultation

Sur le plan cognitif, elle présentera et contextualisera les objectifs de la réunion. Elle posera les questions relatives à la consultation, à tour de rôle, une à la fois. Ces questions doivent être courtes et formulées clairement. 

Sur le plan affectif, elle visera à installer un climat d’écoute et d’ouverture aux différents points de vue. Elle accueillera les participants·es et brise la glace, notamment dans le cas où les membres se rencontrent pour la première fois, en proposant par exemple, un court tour de table où chacun·e aura l’occasion de dire quelque mots sur ses motivations ou son expérience de participation à une réunion de consultation.

Sur le plan spatiotemporel, elle s’assurera que toutes les personnes peuvent s’exprimer et que la disposition des lieux permet à chacun·e d’entendre et de voir les autres participants·es. Elle verra à mettre en place des moyens pour noter ou enregistrer efficacement les propos émis. 

Les réunions de consultation ont pour objectifs de collecter de l’information afin de développer une meilleure compréhension d’une situation. Elles visent à connaître les attentes, les besoins, les opinions, les pratiques d’utilisation, etc., d’usagers·ères d’un produit ou d’un service. Par exemple, il peut s’agir d’interviews de groupe dans le cadre d’enquêtes internes ou de sondage par focus-group.

L’engagement des participants·es envers la réunion est faible à modéré. Ils·elles sont engagés·es dans la mesure où leur participation est volontaire et que le contenu de leurs réponses leur appartient. Toutefois, ils·elles ne contrôlent pas les questions ni l’ordre dans lesquels celles-ci sont posées ni les objectifs de la réunion.

du rôle de la personne responsable d’une réunion de travail – volet discussion

Sur le plan cognitif, elle rappellera les objectifs, précisera et clarifiera la tâche. Elle s’assurera de la compréhension mutuelle, clarifiera ou demandera des clarifications ou des explicitations, reformulera, etc. 

Sur le plan affectif, elle cherchera à prévenir et à réduire les tensions. Elle objectivera, c’est-à-dire qu’elle tentera de dévier l’attention vers le contenu plutôt que sur les tensions. Elle favorisera l’émergence et le maintien d’interactions et d’échanges cordiaux. Elle reconnaîtra et soulignera les apports de chacun·e. Elle visera à assurer l’expression de la diversité des points de vue.

Sur le plan spatiotemporel, elle planifiera et proposera une organisation du travail en fonction du temps disponible et des lieux, et veillera à l’équité du temps de parole.

Les réunions de travail ont pour objectif de réaliser une ou des tâches qui nécessitent de nombreuses prises de décision. Les prises de décisions collectives font partie intégrante des réunions de travail. Toutefois, la période de travail consacrée à la prise de décision peut, par son importance, être considérée comme une réunion en soi. L’objectif spécifique de cette période de la réunion de travail est de parvenir à une décision de qualité et satisfaisante pour les membres. Les exemples sont pratiquement infinis. Ils vont de l’heure des réunions jusqu’aux orientations stratégiques pour les prochaines années.

L’engagement des participants·es envers la prise de décision va de modéré à élevé selon la décision et son contexte. L’engagement et le respect des décisions par les participants·es seront d’autant plus élevés qu’ils·elles en percevront l’intérêt et les conséquences sur leurs tâches et responsabilités. 

du rôle de la personne responsable d’une réunion de travail – volet décision

Sur le plan cognitif, elle attirera l’attention sur les conséquences, notamment les conséquences négatives, de chacune des décisions sur le travail des membres. Elle contextualisera la décision à prendre en fonction des objectifs de la réunion. Enfin, elle suscitera l’identification de critères d’évaluation des différentes propositions.

Sur le plan affectif, elle s’assurera que les membres sentent qu’ils peuvent exprimer leur point de vue. Elle se fera rassurante et elle suscitera les prises de paroles des membres plus réservés. Elle vérifiera l’adhésion et l’engagement face à la décision à prendre. 

Sur le plan spatiotemporel, elle structurera la prise de décision de manière à respecter les étapes d’une prise de décision de qualité.

Les réunions de consolidation ont pour objectif de renforcer l’affiliation d’un groupe de travail. Elles visent à accroitre la cohésion et le sentiment d’appartenance des membres. Il s’agit par exemple de réunions d’équipe hors cadre de travail, de célébrations d’événements, de rencontres sociales, etc., qui suscitent des occasions d’échanges personnels entre les membres.

L’engagement des participants·es envers la réunion va de modéré à élevé. Ils·elles sont engagés·es dans la mesure où leur participation est volontaire et laissent place à des interactions personnelles en dehors de la réalisation de tâches. Toutefois, les participants·es ne contrôlent pas le déroulement de la réunion.

du rôle de la personne responsable d’une réunion de consolidation

Sur le plan cognitif, elle contextualisera et donnera un sens à la tenue d’une telle réunion. Elle mettra en lumière les retombées potentielles sur le groupe et sur l’atteinte des objectifs de travail.

Sur le plan affectif, elle cherchera à instaurer des relations interpersonnelles positives et à accroitre la connaissance et l’acceptation mutuelle entre les membres. Elle s’efforcera de prendre en compte les résistances de certaines personnes. 

Sur le plan spatiotemporel, elle organisera la rencontre de manière à faciliter les échanges, et multiplier les occasions d’interactions et d’établir de nouveaux contacts.

Les réunions de négociation ont pour objectifs de parvenir à un accord acceptable par des parties qui ne s’entendent pas sur un ou des enjeux d’importance. Elles visent à établir un cadre favorisant la mise en relation des parties, puis à dégager les points d’accords et de désaccords pour en arriver à une solution satisfaisante. Il s’agit par exemple de réunion de médiation de conflit, de concertation, de partage de ressources, etc.

L’engagement des participants·es dans une réunion de négociation est élevé. Sans un engagement des parties à écouter et à discuter des points de litige, la réunion perd son sens. Le résultat de la rencontre repose sur cet engagement.

du rôle de la personne responsable d’une réunion de négociation

Sur le plan cognitif, elle reformulera régulièrement les différents points de vue. Elle synthétisera les arguments et tentera de dégager des points d’accords et de désaccords. 

Sur le plan affectif, elle portera une attention particulière à rester neutre et à être perçue comme neutre par les parties. C’est-à-dire qu’elle ne manifestera pas d’alliance ou de proximité particulière avec l’une ou l’autre partie. Elle restera bienveillante à l’égard des parties et elle acceptera les différents points de vue avec la même ouverture. Elle se concentrera sur le contenu, en objectivant au besoin, de manière à aplanir les tensions. 

Sur le plan spatiotemporel, elle établira ou explicitera le cadre et les règles de la rencontre de négociation. Elle assurera ensuite le respect de ces règles. Par exemple, elle veillera à une répartition du temps de parole équitable et organisera l’espace de sorte qu’il n’y ait pas d’emblée une position dominante occupée par l’une ou l’autre des parties, comme par exemple asseoir une partie en bout de table rectangulaire et l’autre sur le côté (à moins que cela ne corresponde à une demande des parties ou à une pratique organisationnelle dont la modification sous-entendrait contextuellement que l’une des parties a déjà gagné une plus grande influence avant même de commencer à négocier). 

Les réunions d’idéation ont pour objectifs de stimuler la production d’idées différentes sur un thème précis. Elles sont parfois abusivement appelées réunion ou groupe de créativité. Elles visent habituellement à engendrer des idées nouvelles par la stimulation des interactions et des croisements inattendus. Il s’agit de créer un espace sans censure, ni autocensure, où on cherche à sortir des sentiers battus. On fera un remue-méninges, une période de concassage d’idée, on produira des analogies, etc. 

L’engagement des participants·es dans une réunion d’idéation est maximal, du moins celle qui est requise par l’objectif de production d’un maximum d’idées. Sans la participation pleine et entière des membres, la tenue d’une telle réunion risque de faire chou blanc. 

du rôle de la personne responsable d’une réunion d’idéation

Sur le plan cognitif, elle stimulera l’expression des idées, idéalement neuves ou inattendues. En fin de réunion, elle suscitera un examen des idées émises en lien avec les objectifs de la réunion ou du problème à résoudre. 

Sur le plan affectif, elle censurera la censure. Elle invitera les membres à suspendre leur jugement critique le temps de la réunion ou de la période d’idéation. Elle cherchera à instaurer un climat de confiance et à aplanir les différences de rôles et de statuts. 

Sur le plan spatiotemporel, elle structura la méthode de travail et les techniques utilisées de manière à soutenir la production d’idées. Elle présente les étapes, leur durée, donne les consignes et guide les participants·es. 

Les réunions d’accompagnement ont pour objectifs, dans le contexte du travail, de partager et d’améliorer les pratiques professionnelles des participants·es. Elles réunissent des personnes qui souhaitent échanger avec des collègues à propos de leur expérience respective face à différentes problématiques professionnelles. Elles s’insèrent par exemple dans le cadre de communauté de pratiques, de groupes de codéveloppement, de soutien professionnel, etc. 

L’engagement des participants·es dans une réunion d’accompagnement est élevé. Tous les échanges s’articulent autour du partage des expériences professionnelles de chacun·e. Les réunions d’accompagnement reposent sur l’échange et le partage, elles ne peuvent exister sans une implication forte des participants·es. 

du rôle de la personne responsable d’une réunion d’accompagnement

Sur le plan cognitif, elle suscitera l’énonciation, l’appropriation et la contextualisation des expériences et des savoirs de chacun·e. Elle visera le partage et le transfert des expertises entre participants·es. Elle cherchera à faire clarifier et expliciter les contenus partagés. Elle suscitera des rapprochements entre les expériences des participants·es.

Sur le plan affectif, elle s’efforcera d’instaurer un climat de confiance et de partage. Elle cherchera à aplanir les différences de rôles et de statuts. Elle veillera à favoriser les prises de parole et les interactions. 

Sur le plan spatiotemporel, elle verra à ce que la disposition des lieux favorise les échanges et à ce que le moment choisit favorise la participation des membres. Elle pourra voir à faciliter l’émergence de communautés de pratiques ou groupes d’entraide.