de la notion de groupe de travail

La notion de groupe désigne l’entité sociale qui émerge des interactions entre plusieurs personnes : groupe d’amis·es qui fêtent ensemble, une famille qui dîne, des gens qui discutent, une équipe qui joue, etc. 

La notion de groupe de travail est plus précise et limitée. Elle désigne l’entité sociale qui émerge des interactions entre plusieurs personnes qui effectuent un travail. Les bandes de rues, les clans, les groupes d’amis·es, la famille, etc. ne constituent pas des groupes de travail, sauf lorsqu’ils effectuent une tâche ensemble, tels que : planifier un événement, préparer un repas, réaliser un projet commun, etc. 

L’ensemble des théories, concepts et pratiques présentés dans ce site concerne spécifiquement les groupes de travail.

Malgré son aspect intangible, cette entité sociale que désigne la notion de groupe de travail devient perceptible lorsque, par exemple, on se sent appartenir à quelque chose de plus grand que les individus, lorsqu’on a l’impression de faire partie d’une bonne équipe. Ou, de l’extérieur du groupe, lorsqu’on entre dans une salle où un groupe de personnes travaillent, on perçoit alors le groupe de manière saillante. On a l’impression d’entrer sur « son » territoire.

De même, si on croise un petit cercle de personnes qui discutent, on ressent les frontières de cette « chose », cette entité sociale. On évite de passer « au travers ».

On contourne l’espace occupé par ses membres. Leurs interactions tracent une frontière. On peut percevoir qui en fait partie et qui n’en fait pas partie, c’est ce qu’on appelle l’entativité du groupe. 

Concrètement, des actrices et acteurs externes au groupe de travail (clients·es, organisations, patrons·nes, etc.) interagissent avec cette entité sociale plutôt qu’avec les personnes. On lui donne des mandats. On lui donne accès à des ressources. On le délimite dans l’espace et le temps (lieux et durée), etc. Réciproquement, le groupe de travail interagit avec l’environnement en tant qu’entité distincte de ses membres. Il accepte des mandats, collecte des informations, produit des livrables, etc.

À partir de quand a-t-on affaire à un groupe de travail ? Quand et comment prend-il forme ? À quelles conditions ? 

Deux personnes qui discutent forment-elles un groupe ? Trois personnes qui travaillent ensemble forment-elles un groupe de travail ? Un ensemble de 30, 50, 100 personnes ou plus participant à une grande opération de nettoyage des berges peut-il être considéré comme un groupe de travail ? 

Pour répondre à ces questions, examinons d’abord les interactions entre les membres. Deux personnes qui interagissent créent une relation entre elles. Trois personnes, A, B et C, créent trois relations entre elles : AB, AC et BC. À partir de quatre, le nombre de relations possibles dépasse le nombre de personnes. Les interactions entre les personnes A, B, C et D créent six relations : AB, AC, AD, BC et BD. 

À partir de quatre personnes, certains phénomènes spécifiques au groupe de travail peuvent être observés. Par exemple, les membres consacrent une partie de leur temps et leur énergie à coordonner leurs contributions, à structurer leurs interactions (installation de normes et de règles); une forme d’intelligence collective se développe; des conflits apparaissent; etc. Évidemment, certains de ces phénomènes pourraient aussi être observés chez des triades ou des dyades. Toutefois, à partir de quatre personnes, la complexité suscitée par le nombre de relations assure une plus grande validité contextuelle aux notions, concepts et théories qui visent à rendre compte des phénomènes propres au groupe de travail.

Le nombre maximal de membres d’un groupe de travail est délimité par la possibilité pour les membres d’interagir entre eux.

Ce nombre maximal est ainsi fonction du contexte (organisationnel, procédural, physique, technologique; de l’expérience et de la connaissance préalables des membres, etc.) au sein duquel les interactions ont lieu. Il dépend par exemple des procédures mises en place pour la gestion des tours de paroles, de l’habitude à travailler ensemble, du type et de la complexité de la tâche, etc.

Malgré l’existence ou la mise en place d’éléments favorisant la participation de plusieurs personnes (procédures, échanges préalables, sous-groupes, etc.), il existe une limite à la quantité d’interactions que des individus peuvent soutenir simultanément. En effet, outre les relations dyadiques qui se créent entre les personnes, des alliances informelles peuvent aussi apparaitre. Par exemple, des alliances autour de différents aspects du travail peuvent conduire à l’émergence de sous-groupes plus ou moins formels; lesquels peuvent alors interagir entre eux en tant que sous-groupes et avec les autres membres, créant ainsi de multiples nouvelles relations inter-sous-groupes.

Considérant la formation potentielle de sous-groupes, le nombre de combinaisons possibles de relations dans un groupe de six personnes est de 301. Il atteint 28 501 avec 10 personnes et dépasse rapidement le million.

La formule exacte du calcul est :

En pratique, on associe le travail en groupe à des ensembles de 4 à 10 personnes environ.

Chaque interaction, chaque événement, chaque moment de la vie d’un groupe comporte simultanément des aspects cognitifs, affectifs et spatiotemporels. Ces aspects correspondent aux trois dimensions de l’expérience humaine : on pense, on ressent des émotions, on agit. 

Les interactions entre les membres d’un groupe de travail se déploient simultanément dans ces trois dimensions. Le cognitif, l’affectif et les aspects spatiotemporels de l’action co-existent à tout moment, se mélangent et sont parfois difficiles à distinguer. Toutefois, les considérer de façon distincte peut permettre de mieux saisir la situation du groupe et d’éventuellement mieux orienter les interventions auprès du groupe.

La dimension cognitive correspond au contenu des interactions.  Elle réfère aux échanges à l’aide de symboles (mots, idées, images, signes, etc.). Pendant les rencontres, on partage des connaissances. On exprime notre compréhension d’une situation. On présente des propositions ou formule des critiques. On donne ses idées et opinions, etc.. 

Ces éléments cognitifs ne concernent pas seulement le travail. Ils peuvent aussi se rapporter aux procédures, au contexte de travail, aux valeurs et aux finalités, ou à tout autre élément.

La dimension affective des interactions correspond aux réactions affectives exprimées, verbalement ou non, par les membres. Par exemple, on mentionne qu’une tâche nous intéresse ou nous ennuie. On exprime non verbalement qu’une proposition nous plaît. On manifeste un plaisir à travailler avec les membres du groupe. 

Ces réactions affectives ne sont pas uniquement relatives aux relations interpersonnelles.  Elles peuvent se rapporter à n’importe quels aspects du travail en groupe. On peut ressentir un attrait ou une répulsion à l’égard des certaines propositions. On peut ne pas aimer travailler dans un contexte donné. On peut apprécier l’organisation du travail, etc.

La dimension spatiotemporelle correspond aux aspects physiques et temporels des interactions. Elles s’inscrivent dans un espace (physique ou numérique) et un temps donné. Par exemple, on s’exprime. On se répartit les places. On se rapproche ou s’éloigne physiquement de certaines personnes. On fixe l’horaire des réunions. On structure la séquence et la durée des prises de parole, etc. 

L’espace et le temps consacrés au travail en groupe concernent tous les de contexte du groupe de travail. Ils ne se limitent pas à la disposition des personnes ou à la répartition des réunions dans le temps. La situation de la salle, sa symbolique (par exemple la salle de la direction et salle attenante à la cafétéria n’ont pas les mêmes connotations), la luminosité, la température, la couleur, la taille des lieux impactent aussi le contenu des échanges et les émotions suscitées. Par exemple, un espace très bruyant affectera le contenu des échanges (moins d’idées émises et avec moins de détails) et les réactions des membres (moins de patience et plus d’irritation). De même, le temps consacré aux réunions n’est pas uniquement utilisé pour travailler. On prend du temps pour socialiser, s’organiser, gérer les ressources, régler des conflits, etc.

La perception de la pertinence de travailler en groupe varie d’une personne à l’autre. Des enquêtes, menées auprès de membres de groupes de travail, ont permis d’identifier des sensibilités particulières et différentes manières d’interagir en groupe. Par exemple, les études de Mongeau et Tremblay (1995, 2014) et de Mathieu et al. (2015)  ont mis en évidence six modes d’interaction Voir le Questionnaire d’auto-évaluation de ses modes d’interaction en groupe (QAMIG.com) Disponible en français, il permet d’obtenir un portrait de ses modes d’interaction privilégiés et des conceptions implicites qui leur sont liées (des frais minimes sont exigés). liés à autant de motivations à travailler en groupe. 

Une personne plus sensible à l’organisation du travail du groupe prendra plaisir à la structuration du travail, plutôt qu’au développement de relations sociales. Pour une autre, ce sera l’interinfluence entre les membres qui attirera son attention et orientera son action. Pour d’autres encore, ce sera plutôt les processus de médiation des conflits (entre les membres ou avec l’environnement organisationnel) ou la résolution de problèmes liés à la tâche. 

Chacune de ces sensibilités individuelles met en évidence une utilité, un motif qui justifie le fait d’effectuer le travail en groupe. Chacune constitue une base à partir de laquelle les membres donnent un sens au travail du groupe et jugent de sa pertinence. Elles orientent l’action des membres au sein du groupe de travail et suscitent le désir de contribuer. 

Par exemple, on justifiera les réunions par la nécessité de coordonner le travail de chacun; par le plaisir d’être avec les autres; par les apports de l’interinfluence; par le besoin d’entendre les autres pour mieux comprendre et résoudre des problèmes; par l’obligation de composer avec les contraintes et les opportunités; et évidemment par la nécessité de produire quelque chose (qui ne pourrait être produit sans l’apport des autres).

Les groupes de travail ont besoin de ressources pour effectuer leurs tâches qui lui sont dévolues. Ces ressources peuvent être matérielles (espaces, objets, technologies, etc.), financières (allocations, budgets, subventions, etc.), affectives (liens personnels et professionnels avec membres extérieurs, climat d’ouverture, reconnaissance, etc.). Elles peuvent aussi être de nature temporelle (temps alloué aux rencontres, compatibilité des agendas, rythme des échéances, etc.).

Les groupes de travail n’existent pas en vase clos. Ils sont insérés dans un contexte social et organisationnel, lequel lui fournit les ressources humaines et matérielles pour effectuer ses tâches. Il peut exister des groupes concurrents, en compétition pour les mêmes ressources. L’existence du groupe peut être souhaitée et soutenue par l’organisation, ou au contraire boycottée.

L’ensemble des caractéristiques du groupe de travail permet de circonscrire trois conditions pour qu’un groupe de travail prenne forme et se développe :

1- La condition d’interactions : les membres doivent pouvoir interagir. 

2- La condition de pertinence : les membres doivent percevoir au moins une raison d’effectuer le travail en groupe. 

3- La condition d’accès aux ressources : le groupe doit disposer des ressources nécessaires. 

La condition d’interactions correspond à la possibilité pour les membres d’interagir avec les autres membres. 

Les membres doivent pouvoir échanger entre elles et eux, disposer d’un espace (physique ou numérique) où interagir et du temps nécessaire à ces interactions.

Pouvoir échanger signifie avoir accès aux idées et aux réactions affectives des autres et de prendre en considération le contexte matériel ou technologique des interactions. L’important est l’accès réciproque aux cognitions, réactions affectives et au contexte matériel de chacun·e.

Un accès limité aux cognitions, aux réactions affectives et au contexte matériel des autres n’interdit pas les interactions, mais cela crée des obstacles qui pourraient ralentir l’émergence de l’entité groupe de travail. Par exemple, lors des réunions en ligne, une partie de l’information liée au non-verbal échappe à l’attention des membres. On ne peut pas savoir qui regarde qui, les expressions faciales ne sont toujours pas aisément lisibles, les interactions simultanées sont bloquées par la fermeture des micros, etc. La confiance et l’affiliation sont plus lentes à s’installer. Ces difficultés découlent des limites imposées par le média, moins d’informations sont disponibles, notamment quant aux réactions affectives et aux conditions matérielles des membres. On peut présumer que ces difficultés disparaitront le jour où les réunions en ligne donneront plus facilement accès à ces informations.

Dans le même esprit, le nombre maximal de membres d’un groupe de travail dépend des moyens déployés pour remplir la condition d’interactions entre les membres. Au-delà de 10 à 15 personnes (selon l’expérience des membres et les procédures mises en place), il devient difficile d’interagir avec chacun·e des autres membres. 

La condition de pertinence correspond à la perception par les membres du groupe d’une raison de réaliser la tâche en groupe plutôt qu’individuellement. 

Cette raison donne sa pertinence au groupe de travail.

Toutefois, cette pertinence n’est pas nécessairement la même pour tous. Elle varie selon les sensibilités et les motivations de chaque personne. L’une participe pour contribuer à résoudre un problème. Une autre veut influencer le travail et les décisions. Une autre est motivée par la mise en commun des expertises de chacun. D’autres encore participent à cause de pressions externes (patron·ne, contexte organisationnel, liens personnels, etc.).  Le point commun est que chaque personne a au moins une raison d’interagir avec les autres pour réaliser la tâche.

La pertinence d’un groupe de travail, sa raison d’être, n’est pas que cognitive. Elle se déploie dans les trois dimensions cognitive, affective et spatiotemporelle  des interactions.

Sur le plan cognitif, le groupe de travail et ses réunions doivent avoir un sens. Au-delà de l’objectif de travail, au-delà de la détermination des tâches à accomplir, les membres doivent percevoir pourquoi on poursuit cet objectif. Pourquoi cet objectif en particulier ? Pourquoi spécifiquement avec les personnes membres ? Pourquoi en présence plutôt qu’en ligne ? Pourquoi avec la procédure choisie ? Etc. Les personnes doivent percevoir le contexte qui justifie l’existence du groupe de travail.

Sur le plan affectif, la pertinence du groupe de travail tient à son attrait. Chaque personne doit vouloir interagir avec les membres et souhaiter contribuer à la tâche au moins minimalement.

Les membres devraient ressentir un attrait (ou à tout le moins ne pas ressentir d’inconfort) à l’égard d’une majorité des aspects du travail du groupe : tâches, personnes, règles, procédures et normes du groupe, contexte organisationnel et moments des réunions, interactions entre les membres, moyens technologiques déployés, etc.

Sur le plan spatiotemporel, la pertinence du groupe relève du contexte permettant la réalisation des activités du groupe. Il doit être cohérent avec la raison d’être du groupe. Par exemple, les membres doivent apprécier et être à l’aise avec la fréquence et la durée des rencontres de même qu’avec l’espace (physique ou numérique). 

La condition d’accès aux ressources renvoie l’insertion du groupe de travail dans un contexte lui offrant l’accès aux ressources nécessaires pour effectuer les tâches et réaliser les objectifs. 

Ces ressources sont de tout ordre : financières, informationnelles, matérielles et spatiotemporelles [un lieu et temps pour interagir], technologiques, etc. 

Le travail en groupe a un coût en temps, en argent et en énergie pour ses membres et pour l’organisation au sein de laquelle le groupe œuvre. Les ressources disponibles doivent pouvoir couvrir ces « frais » afin d’assurer l’émergence et la pérennité du groupe de travail. De même, l’existence du groupe de travail doit être avantageuse pour son environnement. Par exemple, les membres ne doivent pas avoir l’impression de perdre leur temps et l’organisation ne doit pas considérer l’existence du groupe comme un gaspillage d’énergies. 

La plus-value espérée par la formation et le maintien d’un groupe de travail n’est pas que financière. Elle peut être d’ordre cognitif, affectif et spatiotemporel. Par exemple, sur plan cognitif l’organisation gagnera en capacité à résoudre des problèmes, les membres augmenteront leur savoir-faire. Sur le plan affectif, les membres développeront leur sentiment d’appartenance à l’organisation et l’organisation profitera du halo entourant le succès de ses membres. Sur le plan spatiotemporel, l’organisation et les membres profiteront d’une meilleure utilisation du temps de travail.  

Sur la base des conditions d’existence et de maintien d’un groupe de travail, celui-ci peut être défini comme : 

Une entité sociale qui émerge et se maintient lorsque : 
• quatre personnes ou plus interagissent entre elles; 
• chacune de ces personnes perçoit une pertinence à travailler ensemble;
• les personnes et le groupe disposent des ressources nécessaires aux interactions et à l’accomplissement des tâches.

L’expression phénomènes de groupe renvoie à des éléments observables dans un groupe de travail, par exemple : qui « parle à qui », la disposition spatiale, le temps consacré à une tâche, etc. Elle renvoie aussi à des éléments indirectement « découvrables » ou « nommables », comme les normes, les fabulations du groupe, le statut, etc.  

La notion de processus de groupe renvoie, quant à elle, à un enchainement d’interactions entre les membres conduisant à des résultats observables. Chaque processus peut être associé à une famille de phénomènes. Par exemple, le processus menant à l’établissement d’une procédure de prise de parole est un enchainement d’interactions conduisant à la structuration des échanges au sein du groupe. Ce processus fait partie des phénomènes associés à l’organisation du groupe. Autre exemple, l’enchainement des interactions conduisant à une décision correspond au processus de prise de décision, lequel relève des phénomènes d’intelligence du groupe.

Six grands ensembles thématiques regroupant les phénomènes et processus de groupe ont été identifiées à partir d’une revue de la documentation et articulés aux résultats de deux enquêtes empiriques convergentes. Ces enquêtes, menées auprès de membres de groupes de travail, ont permis d’identifier six manières d’interagir en groupe. Ainsi, Ces enquêtes, menées auprès de membres de groupes de travail, ont permis d’identifier six manières d’interagir en groupe. Ainsi,   l’étude de Mongeau et Tremblay(1995, 2014) a mis en évidence six modes d’interaction en groupe et l’étude de Mathieu et al. (2015) a validé l’identification d’autant de rôles.

Aux six ensembles thématiques issues de ces enquêtes :

Chacun des six grands ensembles thématiques propose un regard sur le groupe qui met en exergue certains phénomènes et processus spécifiques. On conçoit le groupe comme un lieu où l’on s’organise et structure le travail à faire, un lieu où on développe un sentiment d’appartenance et d’identité, un lieu où l’on exerce son influence, un lieu de rencontres et de médiation d’intérêts divergents, un lieu où on cherche ensemble à résoudre des problèmes, un lieu où on produit quelque chose. 

De manière imagée, ces approches constituent des lentilles. Elles permettent de focaliser et de mettre en évidence des phénomènes et processus qui, dans la « réalité » co-existent, se superposent, se mélangent et se déroulent simultanément. Par exemple, les phénomènes d’organisation ont lieu en même temps, par-dessus ou de manière sous-jacente, aux phénomènes d’affiliation, de médiation, de résolution de problème, de décisions, etc. 

Autant de lentilles, autant de conceptions et de manières différentes d’aborder le groupe de travail, autant de « couches de réalité ». Comme un microscope, elles permettent d’examiner différents aspects de la vie d’un groupe de travail.