Les interventions de conduite d’une réunion visent à orienter le déroulement d’une réunion de manière à atteindre les objectifs. Ces interventions reposent sur le travail de préparation de la réunion. Elles consistent à offrir une réponse aux différents enjeux cognitifs, affectifs et spatiotemporels de l’ouverture, du corps et de la clôture de la réunion (voir territoire à couvrir). Elles sont naturellement plus présentes lors de l’ouverture de la réunion pour en orienter le déroulement. Lors de la clôture elles orientent les suivis à la réunion et la préparation des éventuelles réunions subséquentes. Lors du corps de la réunion, ce sont plutôt les interventions d’animation proprement dites qui deviennent prépondérantes.
de l’ouverture d’une réunion
Dès les premières minutes de la rencontre, à l’ouverture d’une réunion, le décor perceptuel dans lequel les gens vont travailler commence à se construire. Les participants·es se font une impression de la personne responsable de la réunion, des membres, de la tâche et du groupe en lui-même en tant qu’entité. C’est le moment des tensions primaires qui caractérise le début des rencontres. C’est le moment où les gens se demandent : pourquoi sommes-nous ici ? Quels sont les intérêts des membres ? Comment cela se déroulera-t-il ? Dans quelle direction allons-nous ? Offrir une réponse à toutes ces questions crée un centre d’intérêt commun et rassemble les gens.
L’ouverture est souvent aussi un moment de stress pour la personne responsable. Avoir préparé l’ouverture donne des pistes d’interventions qui réduisent ce stress normal. Ces pistes d’interventions se rapportent aux plans cognitif, affectif et spatiotemporel de la réunion.
L’ouverture comprend, sur le plan cognitif, une présentation des objectifs de la réunion et de la tâche à effectuer. Elle est l’occasion de cadrer la réunion, de la contextualiser et de lui donner un sens. Il s’agit de s’adresser à l’intelligence des personnes à leur besoin de comprendre. Cela peut se faire simplement à l’aide de quelques phrases du type « on est réunis pour… parce que… ». Énoncer en quelques mots ce que nous allons faire ensemble et pourquoi on le faire ensemble et maintenant libère les esprits de ces préoccupations et favorise l’émergence d’un centre commun d’attention.
Sur le plan affectif, l’ouverture vise à susciter le désir de poursuivre la rencontre et de s’y engager. On s’adresse alors à la sensibilité des gens. D’abord en favorisant des prises de parole qui viendront « briser la glace » propre aux tensions primaires. L’accueil des membres par la personne responsable de la conduite de la réunion participe d’entrée de jeu à définir la rencontre comme un lieu d’échange. Dire simplement bonjour, et poser quelques questions polies de circonstance brise la glace et favorise l’émergence d’interactions avec la personne responsable et entre les autres membres. Cela permet aux personnes de réduire leur propre gêne et petit malaise typiques aux débuts de rencontre.Cela donne l’élan pour reprendre la parole plus tard.
L’ouverture est aussi l’occasion de relier le but de la réunion et les tâches à effectuer aux intérêts des membres. Qu’est-ce que les membres ont à gagner à poursuivre cet objectif. Par ailleurs, les tâches peuvent être en elles-mêmes une source de motivation à participer. Souligner ces aspects participe aussi au développement de l’engagement des membres.
Au plan spatiotemporel, l’ouverture permet de placer le déroulement de la réunion. Quelques phrases simples peuvent répondre aux interrogations, souvent non exprimées, des membres à l’égard de la réunion. Combien de temps devrait durer la réunion ? Pourra-t-on faire valoir son point de vue ? Dois-je prendre des notes ? Etc. Par exemple, on annoncera que la réunion est prévue durer x temps, on prendra 10 minutes pour faire un tour de table. On va former des sous-groupes de travail pour détailler les solutions. Un court bilan sera fait en fin de séance. Etc.
du corps de la réunion
Le corps de la réunion est une période de travail consacrée à l’atteinte des objectifs tels que présentés et compris lors de l’ouverture de la réunion. Les interventions de conduite et d’orientation laissent place aux interventions d’animation proprement dites. Les interventions de la personne responsable de la réunion s’inscrivent alors dans l’ici et maintenant des échanges et visent à soutenir les processus de groupe de manière à atteindre les objectifs de la réunion.
En termes de conduite de réunion, on se limitera, sur le plan cognitif, à rappeler les objectifs et le pourquoi de cet objectif et à lier les contributions des membres aux objectifs de la réunion. Sur le plan affectif, ontravaillera à l’installation et au maintien de relations interpersonnelles au moins cordiales. Sur le plan spatiotemporel, on proposera une organisation du travail et des échanges et on veillera à son application.
de la clôture
La clôture des réunions est parfois bâclée. Alors qu’on termine à peine de discuter du dernier point à l’ordre du jour, certains participants·es ramassent leurs affaires, un autre ouvre son téléphone, deux autres discutent en sourdine d’un autre dossier, etc.
À cette étape de la réunion, les interventions de conduite de réunion consistent à inciter les membres à prendre le temps de boucler une réunion. Il s’agit de prendre le temps de bien terminer le travail et d’assurer les suites.
La clôture d’une réunion ne prend habituellement que quelques minutes (de 2 à 10 minutes, selon le cas). La clôture est toutefois déterminante quant à l’impression que les membres conserveront de la réunion et de son apport à l’atteinte des objectifs. Elle consolide la perception du travail accompli et l’engagement des membres envers les suites à donner.
Sur le plan cognitif, on tentera une synthèse du travail accompli et des décisions prises. On établira des liens entre le travail réalisé et les objectifs de la réunion : « nous étions réunis pour… et nous avons réalisé… ». Tant mieux si des membres interviennent pour compléter cette tentative de synthèse, cela contribue à leur engagement envers la réunion et le travail accompli.
Sur le plan affectif, on invitera les personnes qui le souhaitent s’exprimer à propos du travail accompli en regard des objectifs. On demandera si quelqu’un veut ajouter ou souligner quelque chose avant que nous nous quittions ? On cherchera à ce que les membres expriment dans la réunion ce qu’elles·ils auraient envie de dire à des collègues endehors de la réunion. L’objectif est de prendre en compte les réactions des membres pour la préparation des prochaines réunions.
Sur le plan spatiotemporel, on identifiera des suites et les personnes qui en seront chargées. Prendre ainsi le temps de boucler permet à l’animatrice ou l’animateur de préparer son après-réunion et la prochaine réunion. On invitera les participants·es à nous communiquer (de vive voix, par courriel, par textos, etc.) leurs suggestions quant à ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine réunion, ce que nous pourrions mieux faire.
des transitions
Les interventions de transitions visent à marquer le passage d’une étape à l’autre, de l’ouverture vers le corps de la rencontre, de celle-ci à la clôture. Il s’agit d’interventions courtes, de petites phrases du type « Les objectifs et le déroulement étant maintenant plus clairs, j’entame le premier point ». Évidemment, une infinité de formulations sont possibles. Le choix de la formule et la manière de faire la transition dépendent du contexte de la réunion et des pratiques installées dans le groupe. Elles ont généralement été identifiées à l’avance lors de la préparation de la réunion, mais elles peuvent être modifiées ou improvisées à partir d’éléments contextuels qui se produisent durant la réunion. Dans tous les cas, leur but est simplement d’amener les participants·es à l’étape suivante.
de l’après-réunion et de l’entre-réunions
L’après-réunion (ou l’entre réunions dans le cas où plusieurs réunions s’enchainent) est le moment où l’animatrice ou l’animateur prépare la prochaine réunion et travaille à assurer l’engagement des membres.
Sur le plan cognitif, on identifiera la raison d’être et les objectifs de la prochaine réunion. Sur le plan affectif, on profitera des occasions qui se présentent (en lien avec les suivis ou pour des questions relatives à la préparation de la prochaine réunion, pour la production du compte-rendu, etc. ») pour maintenir un contact avec les membres. Sur le plan spatiotemporel, on produira et partagera un compte-rendu de la réunion.